Ai sensi del Regolamento (UE) 679/2016, Res srl (di seguito, anche solo “Organizzazione") in qualità di Titolare del trattamento, rappresentata legalmente da Riccardo Calderini, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali nel contesto della gestione delle segnalazioni whistleblowing.

La presente informativa si rivolge a tutti i soggetti che ai sensi D.lgs.24/2023 possono presentare una segnalazione: dipendenti ed ex dipendenti, collaboratori e lavoratori autonomi, amministratori e membri degli organi di controllo, azionisti, liberi professionisti e consulenti.

Fonte dei dati e tipologia di dati trattati

L’Organizzazione tratterà i dati personali forniti dall’interessato nel contesto della segnalazione e, più precisamente:

• dati anagrafici (nome, cognome, indirizzo e-mail, in caso si scelga di rivelare la propria identità)
• dati identificativi del soggetto segnalato (nome, cognome, posizione lavorativa)
• dati identificativi di altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione (nome, cognome, posizione lavorativa)  

Nel contesto della segnalazione potrebbero essere rivelati dati particolari o dati giudiziari che l’Organizzazione tratterà esclusivamente per la gestione della segnalazione.

Periodo di conservazione dei dati

La segnalazione e i dati personali ivi contenuti saranno conservati solo per tutto il tempo in cui sono necessari per indagare sulle accuse mosse e per qualsiasi legittima azione successiva all'indagine; saranno distrutti o cancellati completamente e in modo sicuro quando e non appena non saranno più necessari per svolgere l'indagine sulla segnalazione o per dare un legittimo seguito alla segnalazione (compresa un'azione legale). Il periodo di conservazione è di 5 anni. Tuttavia, le segnalazioni e i fascicoli relativi alle indagini su segnalazioni (o parti di tali segnalazioni o fascicoli) e i dati personali ivi contenuti possono essere conservati oltre tale limite, se vi è un chiaro e prioritario interesse pubblico o interesse giuridico dell'azienda nel conservare i dati, fatte salve le restrizioni sull'accesso ai dati volte a salvaguardare i diritti e le libertà dei soggetti di tali dati, come consentito dalla legge applicabile. I dati non rilevanti ai fini della segnalazione verranno immediatamente cancellati.

Conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che l’organizzazione deve effettuare per dar seguito alla segnalazione presentata, salvo si scelga di procedere con la segnalazione anonima per la quale occorrerà comunque fornire tutte le informazioni utili a consentire al Titolare di procedere con la segnalazione. L’Organizzazione si riserva la possibilità di richiedere ulteriori dati ed informazioni al segnalante utili alla gestione della segnalazione. E’ possibile inviare anche una segnalazione whistleblowing in forma anonima che sarà comunque, presa in considerazione e analizzata. Con riferimento all’identità del soggetto segnalato, il conferimento dei suoi dati è analogamente facoltativo ma la Segnalazione Whistleblowing potrebbe non essere presa in considerazione ove ciò non risulti materialmente possibile.

Finalità e basi giuridiche del trattamento

L’Organizzazione tratterà i dati personali raccolti in occasione della segnalazione esclusivamente per la gestione delle segnalazioni whistleblowing e delle attività inerenti a tale processo ed, in particolare, per le seguenti finalità:

• ricezione, analisi e gestione della segnalazione Whistleblowing. La base giuridica per tale trattamento è l’adempimento di un obbligo di Legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento, ovvero l’adempimento al D.lgs. 24/2023;
• eventuale necessità di tutela in giudizio da parte del Titolare del trattamento successivamente alla gestione della segnalazione. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare.
• instaurazione ed irrogazione di azioni disciplinari o sanzionatorie nell’ipotesi in cui vengano posti in essere comportamenti pretestuosi, ritorsivi o discriminatori a danno segnalante o del segnalato o comunque dei soggetti coinvolti nella segnalazione (es. facilitatore). La base giuridica è l’adempimento di un obbligo di Legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento, ovvero l’adempimento al D.lgs. 24/2023.

Modalità del trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali verrà effettuato sia in forma automatizzata – mediante la piattaforma informatica legality whistleblowing - che manuale, da parte di personale autorizzato al trattamento e formato in materia, garantendo la sicurezza e riservatezza dei tuoi dati personali. In particolare, Res srl adotterà tutti gli accorgimenti necessari atti a garantire la completa riservatezza del segnalante, del segnalato o comunque dei soggetti coinvolti nella segnalazione (es. facilitatore, testimoni, etc.) e del contenuto della segnalazione, inclusi eventuali documenti allegati alla segnalazione. A tal fine, qualora il segnalante decida di procedere con la segnalazione vocale, saranno adottati accorgimenti atti a rendere la voce irriconoscibile.

Ambito di diffusione e categorie di soggetti a cui possono essere comunicati i dati

I dati personali raccolti dall'organizzazione in occasione della gestione della segnalazione potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

• fornitore della piattaforma Whistleblowing, che opera in qualità di responsabile del trattamento ex art. 28 Gdpr
• consulenti legali, contabili, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi giuridici relativi a quanto emerso dalla segnalazione
• Enti o Autorità a cui la è obbligatorio comunicare i dati in forza di disposizioni di legge (es. organismo di vigilanza ex D.lgs. 231/2001)
• Autorità giudiziaria in caso dall’istruttoria condotta emerga la necessità di trasmettere le informazioni acquisite alle competenti Autorità.

Il Titolare non trasferisce dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

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